従業員の知識や技術を向上させるために実施するのが、「研修」です。
以前は、自社の会議室を使って研修を実施する企業が大半でしたが、ここ最近はマイクやプロジェクターなどの備品が十分に揃っている「貸会議室」を研修会場として活用する企業が増えています。
法人だけでなく個人での利用にも最適な貸会議室は、研修はもちろん、会議や打ち合わせ、商談など、さまざまな用途に活用することができる便利な施設です。いつもとは違った雰囲気のもと、社員が意欲的に参加できる研修を実施するためにも貸会議室のご利用をおすすめします。
こちらの記事では、まだ貸会議室を利用されたことがない方や、これから研修を実施する予定の方に向けて、「研修会場に貸会議室の利用をおすすめする理由」や「研修目的で貸会議室をレンタルする際に注意すべきこと」について紹介します。
研修会場に貸会議室の利用をおすすめする5つの理由
新入社員の入社日に合わせて社員研修の計画を立て始めますが、中には「社内に会議室があるのに、わざわざ貸会議室を借りて研修を行う理由ってなに？」と疑問に思われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこでまずは、「研修会場に貸会議室の利用をおすすめする理由」を大きく5つの項目にわけて紹介します。
01.いつもとは違った雰囲気で参加者のモチベーションが高められる！
研修を実施する会場の雰囲気によって、「参加者のモチベーションが高められる」といったメリットがあります。
人はいつもとは違った新鮮な環境に身を置くことで、程よい緊張感が漂い、集中力が上がって積極的に発言するといった状況を作り出すことができます。
また、新入社員向けの研修だけでなく、既存の社員の知識や技術の向上のために研修を行う場合もあります。そのため、県外から訪れる参加者が多い場合は、最寄り駅から近い貸会議室を利用することをおすすめします。最寄り駅から徒歩数分の場所にある貸会議室であれば、土地勘があまりない参加者でも道に迷わずたどり着けることができますし、研修が終わったあとにスムーズに電車や新幹線に乗り込んで帰宅できるといったことも社員に喜ばれるポイントの一つです。
02.必要なときにだけで使えて経費を削減できる！
毎日のように研修を行うわけではないですし、企業によっては年に数回といったペースで研修を行う場合もあります。そのため、研修を実施するときにだけ使える貸会議室を利用すれば、わざわざ会議室や必要な備品を揃える必要もなくなり、余計なコストを抑えて「経費を削減」することができます。
貸会議室を利用するために室料や備品のレンタル料なども掛かりますが、研修に参加する人数が多くなればなるほど一人当たりのコストを抑えることができます。
03.研修以外の目的にも活用できる
新入社員の研修会を実施する場合や、年に数回だけ関係者同士が顔合わせをする機会として合同研修を設けるような場合は、研修が終わったあとに「懇親会」や「宴会」などを実施することがあります。さまざまな用途で利用できる貸会議室であれば、業務提携しているケータリング会社を利用して懇親会や宴会などで必要な食べ物や飲み物などをその場に用意してもらうことができます。
研修が終わったあとに場所を移動する手間なども省けることから、多くの社員から高い評価を得られるはずです。
04.一部の社員にだけ負担を掛けないようにする
自社内の会議室であれば、研修担当の社員が机や椅子の配置、弁当などの手配などを行い、終了後は片付けをする必要があるため、一部の社員にだけ負担が掛かってしまいます。
貸会議室を利用して研修を実施すると、利用目的に合わせて室内のレイアウトを変更できるほか、研修に必要な備品なども事前にオプション追加することができます。
コンファレンスコーディネーターが常駐している貸会議室の場合、しっかり打ち合わせをしておけば研修当日までに必要なレイアウトに合わせて、机や椅子などを設置してもらうことができます。
また、研修後の原状回復や宴会をしたあとの片付けなども貸会議室のスタッフに任せることができることから、「一部の社員にだけ負担が掛けないように工夫する」ことができます。
05.高価な備品を格安でレンタルできて質の高い研修を実施できる
多いときは数百人の参加者に対して研修を行う企業もあります。そのため、遠くに座っている参加者にも声が届くように、マイクやスピーカーなどの音響設備は必ず揃えておかなければなりません。また、画像や動画などを活用するために、プロジェクターやスクリーンの手配も必要です。
このような備品はどれも非常に高価なため、自社で研修をしようと思ったら研修を始める前から高額な費用が掛かってしまいます。
一方、貸会議室を利用して研修を実施すれば、「高価な備品を格安でレンタルできる」他、最新の設備や機材を用いて「質の高い研修を実施できる」といった効果が見込めます。
研修目的で貸会議室をレンタルする際に注意すべきこと
続いては、貸会議室を借りて研修を実施する時に注意したいことを紹介します。
新人研修の時期は予約が集中しやすい
貸会議室を利用して研修を実施することが決まっているときは、できるだけ早めに予約しておくことをおすすめします。特に、新入社員向けの研修シーズンが到来する３月の末頃や４月にかけては、多くの企業が研修会を実施するため早めに予約を入れておきましょう。
また、企業によっては地方から新入社員が訪れることもあるので、スムーズに研修会場にアクセスできるように主要駅から近い場所にある貸会議室を選ぶようにします。尚、このような立地の良い貸会議室ほど人気が高いので、研修を実施する期日が決まったら早い段階で予約をした方が安心です。
研修に向いているレイアウトができる貸会議室を選ぶ
研修を実施するための貸会議室選びをするときは、「対応しているレイアウト」の種類を事前に確認しておくようにしましょう。
例えば、研修に向いているレイアウトは、「スクール型」と呼ばれるレイアウトです。その名の通り、学校で授業を受けるように全員が同じ方向になるように机と椅子を配置するレイアウトで、前に立って指導をする講師やインストラクターに参加者の関心を集めやすいといった効果があります。
貸会議室は、利用する方の目的に合ったレイアウトを選べることが一つのメリットですが、その一方でレイアウトを後回しにしてしまうと、いざ机や椅子を配置したときに窮屈な印象になってしまって研修の質が下がってしまう恐れがあるため注意が必要です。
貸会議室の利用延長が可能かを確認
研修内容によっては、予定していたスケジュールを押して貸会議室の利用時間を過ぎてしまう可能性があります。万が一の場合に備えて、研修のスケジュールが押してしまいそうな場合に「延長が可能か？」「延長可能な場合の延長料金は？」という点を予約前にきちんと確認しておきましょう。
また、“ホワイトボードに研修内容や時間割などを書き留めておく”と、司会進行や講師はもちろん、すべての参加者に研修のスケジュールを意識づけることができます。このような方法を取り入れながら、できるだけ利用時間内に研修を終えられるように工夫をすることが大切です。
まとめ
これまで以上に有意義な研修を実施しようと思ったら、「貸会議室」の利用をおすすめします。今回紹介したように貸会議室を利用して研修を行うメリットはたくさんありますが、何よりも参加者のモチベーションを高めて質の高い研修を行うことができる、といったことが貸会議室の利用をおすすめする最大の理由でもあります。
そのため、いつもとは違った研修にしたいとお考えの際は、それぞれの目的に合わせて気軽に使える貸会議室の利用をぜひご検討ください。
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